Planifiez, mesurez et boostez la performance

Les initiatives de réduction drastique des coûts, en taillant les frais d’exploitation sur le court terme portent rarement leurs fruits sur la durée.

La réduction des coûts fait partie d’une stratégie à long terme, qui consiste à optimiser les marges des produits et services, tout en réduisant les charges fixes d’activité à moindre valeur ajoutée pour les clients. Toute la difficulté réside dans cette dernière tâche, puisque la plupart des entreprises souhaitent différencier leur offre. Cela entraîne une augmentation des dépenses marketing, des services à la clientèle ainsi que de la diversité des prestations, avec en définitive une part grandissante des charges fixes.

Un tableau de bord étant un outil stratégique, pour être simple, il doit mettre en avant les indicateurs qui permettront de mettre sous contrôle vos objectifs stratégiques à long terme, normalement déclinés en objectifs pluriannuels, tels que les objectifs budgétaires.

Un tableau de bord bien réalisé et pertinent mettra en avant des indicateurs qui ont une relation de cause à effet avec les résultats financiers. Ainsi vous serez en mesure d’interpréter, d’anticiper et de corriger votre trajectoire.

Nous avons identifié 3 causes bien souvent à l’origine d’échecs dans la mise en place d’un nouvel ERP.

La première est le manque de temps dans la réflexion et la mise en place de la structure analytique. En d’autres termes, il y a souvent un manque de clarté sur ce qui est essentiel pour le pilotage. Quels sont vos indicateurs de performances à suivre ? Quel niveau de visibilité avez-vous besoin et quelle granularité est nécessaire ?

La deuxième raison consiste à vouloir adapter l’outil à ses processus de travail actuels, sans aucun changement. Cela peut s’avérer judicieux au début mais cela devient très vite chronophage et coûteux, non seulement dans la gestion du projet, qui tentera de prendre en compte toutes les particularités, mais également dans les frais de maintenance de processus trop « spécifiques » à votre entreprise pour que vos prestataires ne les prennent en charge. En réalité, un changement d’ERP est aussi une belle occasion de faire évoluer ses méthodes de travail et surtout de simplifier et d’harmoniser les processus. C’est une opportunité unique de réduire vos coûts de structure (charges fixes) dans le futur, ne la manquez pas !

La dernière raison est liée à un manque de transparence et de communication au sein de l’entreprise. Un changement d’ERP impacte tout le monde et chacun à un rôle à y jouer. Intégrez vos équipes pour déployer une dynamique positive !

L’inventaire reste le poste de bilan qui immobilise le plus de trésorerie. Il engendre de nombreux frais, opérationnels d’une part, financiers d’autre part. En effet au-delà des coûts de gestion, le coût de financement des inventaires, à la charge de l’entreprise, se monte entre 2 et 5% d’intérêts selon les entreprises.
Au-delà du coût, l’inventaire porte également un risque important. Plus la rotation du stock sera longue, plus le risque d’obsolescence sera élevé. Il s’avère donc important de pouvoir piloter et valoriser ce stock à sa juste valeur, d’optimiser les entrées et les sorties grâce à la planification et de comprendre les mécanismes qui augmentent les coûts (ruptures, problèmes qualités, mauvaise planification, …). La mise en place d’une comptabilité de gestion (ou analytique) inclut le calcul de quelques indicateurs simples permettant de détecter toute anomalie et ainsi d’optimiser ce poste gourmand en trésorerie. Rendre visible de tels indicateurs dans le pilotage permet également de rendre attentifs les managers et de les inciter ainsi à une amélioration quotidienne de la performance financière de l’entreprise.

On confond souvent le taux horaire facturé à son client, utilisé dans les différents devis, avec le taux horaire interne (ce que coûte effectivement une heure de travail). Cependant les deux sont intrinsèquement liés. Au-delà du taux horaire, il s’agit bel et bien de la profitabilité de l’entreprise qui est en jeu. Maîtriser sa structure de coûts permet dans un premier temps de travailler sur son optimisation et dans un deuxième temps d’éviter les projets à perte.

Le taux horaire n’a pas besoin d’être d’une précision extrême mais il s’avère important de savoir clairement ce que l’on inclut dans son calcul et de régulièrement le mettre à jour. Trop souvent encore, celui-ci est estimé par des moyennes par secteur  économique d’activité, ou par expérience, mais il ne reflète en rien la réalité de l’entreprise et son évolution. On constate malheureusement encore trop souvent qu’il est sous-estimé, ce qui signifie que les tarifs (pour la structure de coût actuelle) ne sont pas viables à moyen terme et long terme.