Budgétiser les charges de personnel

Étant donné que c'est le poste no1 des coûts de la majorité des PME, un peu de détail pour gagner en fiabilité dans la planification ne fera pas de mal. Mais comment s'y prendre avec méthode ? Nous illustrons dans cet article une méthodologie simple et solide permettant de budgétiser à moindre frais les charges de personnel, que vous soyez 10 ou 250 collaborateurs. Même si vous êtes une grande entreprise et que vous optez pour un logiciel de planification, la méthodologie reste clé !

1. Organisation

Comment organiser et structurer la budgétisation des charges du personnel tout en étant efficace, et surtout sans oublier ou se tromper dans les charges ?

Pour les sociétés de services, ces charges représentent la majorité des coûts, parfois jusqu’à plus de 80%. C’est donc une composante majeure à maîtriser dans votre budget et un peu de précision ne lui feront pas de mal. Pour les sociétés industrielles, si les produits comportent une forte valeur ajoutée locale, alors la proportion des charges de personnel sera également conséquente dans le compte de résultat.

Rappelons avant tout qu’avant tout budget, vous devriez avoir un « cadrage », qui permet de définir les objectifs macro de la société et notamment un nombre estimatif d’EPT (Equivalent Plein Temps) requis pour l’année suivante. Ce cadrage provient en général d’un plan stratégique à 3 ou 5 ans.

Ensuite, pour obtenir une planification dite « driver-based », on recherche à faire évoluer les chiffres en fonction d’un inducteur, ici : les EPT.

Finalement, pour structurer vos calculs, il est pratique de se baser soit sur les comptes s’ils sont suffisamment détaillés, soit sur les rubriques clés dans le cas contraire, tels que :

Salaires bruts
13e salaires
Frais de représentation
Salaires variables
Bonus
Charges employés
Charges employeur
Allocations familiales

Le fichier que vous allez créer fera varier vos charges essentiellement en fonction de vos EPT, soit la planification budgétaire de votre capacité.

Dans cette première étape conceptuelle, vous décidez si vous désirez inclure ou séparer le calcul des salaires variables et bonus. Compte tenu du fait qu’ils sont dépendants d’autres facteurs (par exemple, le chiffre d’affaires et le résultat opérationnel), il peut s’avérer plus pratique de les budgéter séparément tout en prenant garde d’inclure aussi les charges sociales employeur.

Si vous décidez de les inclure dans votre modèle, alors il faut prendre en compte que votre modèle devra inclure plusieurs inducteurs : les EPT et les facteurs de performance influençant les salaires variables et bonus (chiffre d’affaires par exemple).

2. Structurer et construire votre budget

Si comme la majorité des entreprises vous budgétez à l’aide d’Excel, voici la structure que nous recommandons et que nous avons mise en place dans notre template disponible à la vente pour nos clients.

Paramètres

Cet onglet contient vos hypothèses pour toute la société ainsi que les taux de chaque assurance avec les seuils et plafonds. Il sera aussi utile d'insérer les jours / heures travaillées si vous désirez calculer les taux horaires de chaque personne (coûts partiels).

Collaborateurs

Il est indispensable de lister toutes les informations par collaborateures/trice : salaire mensuel à 100%, genre, département, catégorie (admin, production, temporaire, etc..), taux d'activité, 13e (oui / non), allocation(s) enfant(s), frais de représentation, augmentation spécifique, plan LPP, etc. Il faut également veiller à insérer les nouvelles positions.

Planning des capacités

C'est le plus facile. Il faut récupérer automatiquement la liste des collaborateur et planifier les taux d'activité (EPT / FTE) par mois. C'est un onglet très visuel et pratique à l'usage du responsable du budget.

Budget

On passe à l'étape la plus détaillée et difficile. Une fois que nous avons toutes les hypothèses, les données individuelles et les effectifs planifiés, nous sommes en mesure de calculer l'ensemble des charges par compte / rubrique et d'en faire une synthèse mensualisée.

3. Mettre en œuvre

Une fois le modèle budgétaire terminé (template), il convient de le tester et de faire une première simulation avec les données connues.

S’il donne satisfaction, alors vous êtes prêt pour conduire les entretiens en interne avec vos cadres et vos collaborateurs/trices. En un rien de temps, vous pourrez simuler l’impact d’une variation d’effectif (EPT) et inclure l’arrivée de nouveaux collaborateurs/trices.

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